CONTABILIDAD

La contabilidad pone a disposición de las personas responsables de la administración y gestión de una empresa su actividad económica en el día a día de forma ordenada, a través de un conjunto de procedimientos estandarizado que permite tomar decisiones partiendo de la información más adecuada.                                                                                                                                                                                                        

La contabilidad es una herramienta decisiva para saber en qué situación y condiciones se encuentra una empresa en cualquier momento y así, con esta información, poder corregir y mejorar su rendimiento económico.

La contabilidad tiene utilidad tanto a nivel interno (la empresa la utiliza para conocer, en cualquier momento, cuál es su situación económica), con a nivel externo (es necesaria para proporcionar información relevante a accionistas, inversores, bancos, hacienda…).

El conjunto de normas que fijan los procedimientos y métodos a seguir en el registro de la actividad económica de la empresa viene recogido en el Plan General de Contabilidad (PGC). Su utilización es de carácter obligatorio para las sociedades mercantiles tales como Sociedad Limitada, Sociedad Anónima, Sociedad Laboral y Sociedad Cooperativa.

En un sentido más amplio, diremos que están obligados a llevar un registro contable de sus actividades todas aquellas personas físicas o jurídicas que realizan alguna actividad industrial o comercial que les reporte un rendimiento (que no tiene por qué ser económico).

Los trabajadores autónomos o profesionales por cuenta propia, no están en principio obligados a llevar la contabilidad según el PGC, siendo sus únicas obligaciones registrales la llevanza del registro de sus ingresos (facturas emitidas) y de sus gastos (facturas recibidas). Aun así, es altamente recomendable que acudan a una contabilidad estandarizada según el PGC, ya que eso les facilitará por un lado sus relaciones externas con terceros (entidades financieras, proveedores, hacienda, etc.), y por otro su control interno para posibles correcciones en el funcionamiento de la actividad.

El Plan General de Contabilidad está organizado en cinco partes distintas:

  1. Marco conceptual (principios contables y criterios de valoración)

Recoge la información relativa a los documentos que integran las cuentas anuales así como los requisitos, principios y criterios a utilizar durante el proceso contable.

  1. Normas de registro y valoración

Son un conjunto de reglas de obligada aplicación, de tal modo que el registro contable se encuentre normalizado y por tanto sea comparable la información contable de una empresa con la de otra.

  1. Cuentas anuales

Recoge las normas de elaboración de las cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, y contenido de la memoria). Su realización ha de ser clara, ya que su objetivo es mostrar la imagen patrimonial de la empresa, la situación financiera y los resultados económicos.

  1. Cuadro de cuentas

Viene a ser una relación codificada de manera estándar para poder dar de alta toda la actividad económica y comercial de la empresa, teniendo la característica de que en el registro de cualquier hecho económico se precisa la afectación de dos cuentas distintas.

  1. Definiciones y relaciones contables

El cuadro de cuentas tiene una estructura que permite organizar la información de mayor a menor detalle, así los grupos principales resumen en una cifra toda la información de todo un grupo.

Dentro de cada grupo de cuentas existen a su vez otros subgrupos que resumen la información de una serie de cuentas homogénea.

Por último, el último nivel de detalle lo representa la cuenta donde se detalla la actividad económica realizada con un único cliente, proveedor, cuenta bancaria, etc.

La información detallada en cada cuenta es utilizada para la construcción de las denominadas cuentas anuales, que vienen a ser un resumen en las que se suman y restan los saldos de las distintas cuentas, para resumir y llegar a aportar una imagen fiel del conjunto de la actividad empresarial.

Así, el Balance de Situación nos muestra en formato de esquema la situación de derechos y obligaciones a los que tiene que hacer frente la empresa (financiación, inmovilizado, existencias, acreedores, deudores, tesorería…).

De manera similar, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias nos muestra el resultado económico de la actividad realizada (compras y gastos, así como ventas e ingresos de todo tipo).

La función del libro Diario es registrar todas las operaciones económicas que se producen en la empresa, ordenándolas cronológicamente.

Por su parte, la función del libro Mayor es la de reflejar en cada una de las cuentas, las operaciones económicas que se produzcan y registren en el libro diario durante el ejercicio económico de forma cronológica, de manera que se pueda saber el saldo que va quedando en cada cuenta por las operaciones registradas.

Al finalizar el ejercicio económico, hay que realizar una serie de operaciones para poner fin a la actividad de la empresa en ese período. Liquidar los impuestos, realizar los ajustes correspondientes, hacer los asientos de variación de existencias, amortizaciones del inmovilizado material y el asiento de regularización de pérdidas y ganancias.

Por último, todas las sociedades tienen la obligación cada año de presentar sus libros contables en el Registro Mercantil, para su legalización, así como las Cuentas Anuales, con el fin de reportar la situación económica y financiera de la empresa, así como los cambios que experimenta su economía en un ejercicio económico.

La presentación de las Cuentas Anuales es de carácter informativo, y resulta de gran utilidad a interesados en el estado financiero de la empresa, ya sean propietarios, accionistas, acreedores, etc.

Ni que decir tiene, para finalizar, que para la correcta realización del registro de los asientos contables, es preciso contar con un alto grado de conocimientos tanto del Plan General Contable como de las incidencias fiscales y legales de cada uno de dichos asientos, lo cual motiva la necesidad en la mayoría de los casos de acudir a un profesional de las materias en cuestión para poder cumplir correctamente con todos los requisitos.

Pero no debemos quedarnos en simplemente querer cumplir con dichos requisitos, sino que debemos plantear la necesidad de acudir al profesional con la mentalidad de querer saber cuál es la situación exacta de nuestra empresa, en qué se gasta la empresa sus recursos, cuánto dinero nos debe un cliente, cual es el valor de las existencias que tenemos en el almacén, cuánto tiempo tardamos de media en cobrar una factura emitida a un cliente, etc.

En definitiva, la contabilidad, bien realizada, nos ha de facilitar toda la información necesaria para obtener y mantener el control absoluto de nuestra empresa.